Cos’è
È la piattaforma modulare, cloud nativa e sviluppata su tecnologie Open Source, che consente di gestire l’intero ciclo documentale: dalla formazione del documento fino alla sua conservazione a norma.
Kend è stato sviluppato per essere totalmente conforme alle linee guida AgID in materia di formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
La piattaforma facilita la gestione di ogni tipologia di documento tramite la creazione di registri e repertori a norma e, grazie al motore di workflow, consente di governare in modo efficiente i processi documentali e monitorare gli iter dei procedimenti: dagli atti amministrativi alle istanze di parte.
Un cruscotto direzionale permette di controllare e visualizzare graficamente le varie fasi di lavorazione dei processi, lo stato di conservazione dei documenti, i flussi interoperabili (Fattura elettronica e PEC) e la distribuzione e assegnazione dei task lavorativi.
Kend facilita l’Ente ad assolvere agli obblighi di pubblicità e di trasparenza, attraverso la gestione delle richieste degli accessi agli atti, nonché della pubblicazione degli atti all’Albo Pretorio Online e delle informazioni di Amministrazione Trasparente.
La piattaforma supporta in modo efficace le Pubbliche Amministrazioni nel processo di conservazione a norma dei documenti, interoperando nativamente con i sistemi di conservazione digitale esterni.
Adottare Kend, perché?
– Presenta un’interfaccia intuitiva per consentire una fruizione facile e immediata;
– è in grado di interoperare con sistemi esterni e integrarsi con gli applicativi utilizzati dall’Ente;
– integra tecnologie abilitanti come firma digitale, sigilli elettronici qualificati, validazioni temporali elettroniche qualificate, PEC, fattura elettronica;
– offre strumenti di data visualization, in grado di facilitare il controllo dei processi documentali;
– permette di tracciare e monitorare ogni singola operazione effettuata da ciascun utente.
M o d u l i
Consente una gestione automatizzata dei flussi documentali in ingresso e in uscita e dei relativi processi di: acquisizione, segnatura, classificazione, fascicolazione e archiviazione. La possibile integrazione con l’organigramma dell’Ente, permette l’assegnazione diretta del documento protocollato al funzionario competente. L’integrazione della firma digitale abilita gli operatori all’apposizione da remoto della sigla sui documenti.
Il modulo consente di governare il flusso documentale connesso alla produzione degli atti amministrativi, monitorando l’intero procedimento. I controlli sull’iter procedurale permettono di fornire (anche attraverso una visualizzazione sintetica) informazioni statistiche e di dettaglio sullo stato di avanzamento di ogni atto: provenienza funzionale dell’atto, funzionario che lo ha preso in carico, tipo di azione intrapresa, ora dell’avvenuta azione, tempi di evasione del procedimento. La compilazione degli atti è facilitata dalla predisposizione di modelli precompilati secondo le necessità di ciascuna area funzionale dell’Ente. Il modulo è in grado di inviare automaticamente gli atti in protocollazione.
Consente la gestione delle pubblicazioni online dei documenti affissi in Albo Pretorio dall’Ente. Il modulo prevede le funzionalità di registrazione, pubblicazione, ritiro e gestione del repertorio di pubblicazione.
Sviluppato in conformità alla normativa vigente (FOIA), il modulo offre le funzionalità applicative per la pubblicazione di dati e documenti nell’apposita sezione Amministrazione Trasparente del portale dell’Ente. Il modulo è arricchito da funzionalità specifiche per la gestione delle richieste di accesso civico generalizzato e semplice come disposto dal D.Lgs. 97/2016 (e dalle Circolari FOIA n. 2/2017 e n. 1/2019), garantendo la generazione automatica del registro degli accessi.
Consente di gestire in modo completamente digitale tutte le fasi del contratto, semplificando l’intero iter: dalla generazione del fascicolo, all’apposizione della firma digitale sul contratto, fino alle successive fasi di registrazione, di archiviazione in repertorio e di trasmissione finale del fascicolo sul sistema di conservazione digitale a norma scelto dall’Ente.
Digitalizza l’intero processo relativo al controllo successivo di regolarità amministrativa, consentendo all’Amministrazione di effettuare, come richiesto dalla norma, la selezione casuale degli atti sui quali svolgere la verifica successiva di regolarità in base a tecniche di campionamento randomizzato. Il modulo presenta una procedura guidata per la compilazione della scheda atto e facilita il successivo reperimento di informazioni, permettendo una visualizzazione sintetica dei dati principali.
Facilita i funzionari dell’Ente nell’accesso alle informazioni relative ai flussi documentali gestiti dalla piattaforma Kend.
La dashboard consente di monitorare, attraverso visualizzazioni grafiche, il workflow relativo all’iter procedurale di un documento, a partire dalla sua protocollazione e accedere alle informazioni di dettaglio relative allo stato di avanzamento di ciascuna procedura.